Nach einem intensiven Auswahlprozess fiel die Entscheidung auf einen der führenden Anbieter in diesem Markt, die in Lübeck ansässige Reteco GmbH mit ihrem qualifizierten Support und ihrer ausgereiften Logistik-Software Cargobase.
Zehn Jahre lang wurde die frühere Software erfolgreich genutzt. „Sie lief sehr stabil, aber zunehmend stellte sich ein unsicheres Gefühl ein. Denn das Softwarehaus existierte nicht mehr und es gab keine Weiterentwicklung mehr“, erklärt Michael Bruhns, Geschäftsführer des am 1. Januar 1950 durch Werner Bruhns gegründeten Traditionshauses.
Was zunächst mit zwei Böden und einem Mitarbeiter am Sandtorkai in der Hamburger Speicherstadt begann, entwickelte sich in den Folgejahren zu einem florierenden Unternehmen. Der Firmengründer spezialisierte sich schon bald auf die Lagerung und die Bearbeitung von Trockenfrüchten und Gewürzen. 1958 erfolgte der Umzug in das Lagerhaus am Brook 5 mit seinen für die Lagerung von Nahrungsmittelrohstoffen einzigartigen Raumbedingungen. Michael Bruhns, der 1983 in das Unternehmen eintrat, siedelte dann 1997 den Betrieb in den mit modernster Lagertechnik ausgestatteten neuen Räumlichkeiten in der Afrikastraße 1 an. 2001 erfolgte die Inbetriebnahme der neuen Dampfentkeimungsanlage, mit der sich das Angebot zur Keimreduzierung erheblich erweiterte. Heute bietet die Werner Bruhns Lagereigesellschaft ihren in- und ausländischen Kunden aus Handel und Industrie eine moderne, klimastabile Lagerung von Nahrungsmittelrohstoffen in separaten Kühl- oder Trockenlägern auf über 16.000 Palettenplätzen an.
Im Wareneingang werden die Waren nach Kundenvorgaben bemustert, gewogen, palettiert und auf Wunsch maschinell in Folie gewickelt. Zu den Kernaufgaben zählen seit jeher auch das Reinigen, Waschen, Trocknen und maschinelle Bürsten von Gewürzen und Trockenfrüchten. Hitzebehandlung, Entsteinen und Entmetallisieren kamen vor einigen Jahren als weitere Serviceangebote hinzu.
Ware mit einem Gewicht von 100 Kilogramm bis 25 Tonnen wird innerhalb Norddeutschlands mit eigenen LKW und in Zusammenarbeit mit zuverlässigen Partnern per Bahn oder LKW europaweit zum Ziel gebracht. Die Abwicklung der Import-, Transit- oder Exportsendungen auf dem Land-, See- oder Luftweg erfolgt deutschlandweit. Für ausländische Kunden steht das Unternehmen zudem auch als Fiskalvertreter zur Verfügung und stellt Ursprungszeugnisse, Pflanzenschutz- oder Veterinärzertifikate aus.
Effiziente Prozesse dank leistungsfähiger Software
Für alle diese differenzierten Anforderungen suchte man eine leistungsfähige Logistiksoftware, die den gesamten Workflow von der Einlagerung bis zur Auslieferung zuverlässig abbilden und vor allem vereinfachen sollte. Michael Bruhns: „Mir schwebte eine effiziente Lösung vor, bei der Dateneingabe und Datenpflege nur einmal erfolgen und bei der die Informationen dann im gesamten Unternehmen allen jeweils Verantwortlichen zur Verfügung stehen.“
Was folgte, war ein langer Auswahlprozess. Zusammen mit einem Mitbewerber, der das gleiche Problem und Ziel hatte, wurden verschiedene Angebote unter die Lupe genommen. Ausschlaggebend für die Wahl war dann „tatsächlich das Gefühl, dass wir bei Reteco eine starke Software und einen exzellenten Support zum vernünftigen Preis haben würden.“
Doch trotz guter Vorbereitung wurde die ab dem 1. Januar 2013 geplante Umstellungsphase um ein Vierteljahr verschoben, auch wenn der Übergang zum Bilanzstichtag weitaus weniger aufwändig gewesen wäre. Der Geschäftsführer: „Wir haben als Besonderheit kein Artikel-, sondern ein Positionslager. Da wir konkrete Vorstellungen für die Verwaltung dieses Lagers hatten, musste Reteco die Software entsprechend anpassen. Das war zu diesem Zeitpunkt jedoch noch nicht abgeschlossen. Wir wollten absolut sicher sein, dass die Implementierung im laufenden Betrieb nicht zu existenziellen Problemen führt. Erschwerend kam hinzu, dass zum 31.12.2013 der Hamburger Freihafen aufgelöst wurde. Da kam alles auf einmal.“
Qualifizierter Support auch über die Einführung hinaus
Doch Aufwand und Geduld haben sich gelohnt. Mit dem ausgereiften Transport-Management-System Cargobase erwarb die Lagereigesellschaft eine praxisnahe Planungs- und Steuerungseinheit für all ihre logistischen Prozesse. Durch den modularen Aufbau konnte sie perfekt auf die spezifischen Bedürfnisse abgestimmt werden. Optimal ergänzt wird das Programm durch Cargobase Finanz mit zuverlässigen Analyse- und Controlling-Tools für Buchhaltung, strategische Planung und Kostenoptimierung.
Das bedienerfreundliche Softwarepaket erfüllte von Anfang alle Erwartungen - auch wenn laut Michael Reimer, Prokurist und Vertriebsleiter von Reteco, „eine solche EDV-Umstellung für jedes Unternehmen ein sehr fordernder und komplizierter Vorgang ist, der sich permanent entwickelt und immer wieder die Rückkoppelung zwischen Kunde und Anbieter erfordert.“ So wurden einige Probleme erst bei den Mitarbeiterschulungen durch die intensive Auseinandersetzung mit den einzelnen Arbeitsschritten entdeckt. Die Programmierung musste sich den veränderten Gegebenheiten im Unternehmen, steigenden Kundenbedürfnissen und einem sich wandelnden Markt anpassen. „Vor einem Jahr hatten wir beispielsweise noch kein Barcode-System – heute sind wir dabei, unsere Kennzeichnungs- und Identifikationsprozesse komplett danach auszurichten“, konstatiert Michael Bruhns.
Alle Module verbinden sich zu einem sinnvollen Ganzen
Immerhin sind nach rund einem Jahr etwa 95 Prozent aller Probleme erkannt und gelöst. Mit dem Grundmodul von Cargobase stehen dem Hamburger Traditionshaus auf Basis der zentralen Datenbank neben den erforderlichen Stammdaten alle relevanten Informationen zur Sendungs- und Tourenerfassung sowie zur Abrechnung zur Verfügung. Moderne Schnittstellen wie EDI, Fortras oder XML managen die automatisierte Datenübertragung. Die Verwaltung des Positionslagers wird mit dem Lagerprogramm wesentlich vereinfacht, da Lagerein- und –ausgänge unter Berücksichtigung von FiFo, MHD, Stellplatzverwaltung, temperaturkritischer Ware u.Ä. dialogorientiert bearbeitet werden können.
Auch für die Tourenabwicklung greift Bruhns auf Cargobase zurück: Mit Hilfe der graphischen Disposition können die Disponenten u.a. Sendungen bedienerfreundlich per Drag & Drop einer Tour hinzufügen und im Zeitstrahl den aktuellen Status überblicken. Das Modul Zoll/Atlas leistet wertvolle Dienste bei der Verwaltung der Offenen Zollläger (OZL), mit der elektronischen Akte reduzieren sich die Papierflut und damit der administrative Aufwand im gesamten Unternehmen.
Cargobase Finanz unterstützt strategische Entscheidungen
Da das Ziel die komplette Abbildung des Workflows im gesamten Unternehmen sein sollte, greift Bruhns auch auf das Finanzmodul zurück. Neben den klassischen Buchungsaufgaben gehören zum Funktionsumfang auch eBanking, automatisierter Zahlungsverkehr, Fremdwährungsrechnungen, Mahnwesen und Reporting. Dank der zuverlässigen Analyse- und Controlling-Tools haben Betriebe wie Bruhns ihre betriebswirtschaftlichen Daten sicher im Blick und weit reichende Möglichkeiten zur Effizienz- und Ertragssteigerung an der Hand. Denn Cargobase Finanz liefert nicht nur wichtige Kennzahlen bzw. Erkenntnisse zur aktuellen Umsatz- und Liquiditätslage, zu Zielerreichungsgrad, Rentabilität von Produktsparten oder ROI, sondern bietet mit einem ausgereiften Forecast-System auch einen verlässlichen Blick in die Zukunft: Mit variablen Eingaben lassen sich hilfreiche Prognosen und Szenarien entwickeln, die in strategische Unternehmensentscheidungen einfließen können und mit denen sich mögliche Risiken bewerten lassen.
Bei der Entscheidung für das passende Softwarehaus spielte bei Bruhns gerade die Beratungskompetenz in strategischen Fragen, umfassende Projekterfahrungen und fundierte Marktkenntnisse eine wichtige Rolle. „Von Reteco als einem der führenden und vor allem unabhängigen Systemanbieter erwarten wir schon, dass er uns über viele Jahre hinweg professionell in unserer Entwicklung begleitet“, ergänzt Michael Bruhns.
Und das Fazit? Michael Reimer ist hochzufrieden. Denn klar definiertes Ziel von Reteco ist, Unternehmen aller Größenklassen mit Cargobase eine leistungsfähige und bezahlbare Lösung anzubieten, deren Umfang sich an den spezifischen Bedürfnissen ausrichtet und die unproblematisch erweitert werden kann. Und mit deren Hilfe sich die Prozesse innerhalb und außerhalb des Unternehmens effizient gestalten lassen. „Mit jedem neuen Projekt lernen wir dazu und optimieren unser Angebot. Denn es gibt keine Standardlösung von der Stange – der Kunde bestimmt, was er braucht und wie wir unser Angebot zu modifizieren haben.“
Bei Werner Bruhns Lagereigesellschaft weiß man genau dies zu schätzen. Dort lassen sich nun bedarfsgerecht alle geschäftsrelevanten Prozesse mit einem System abbilden und steuern. Alle Daten sind in einer einzigen Datenbank gebündelt und können in kürzerer Zeit verarbeitet werden. Michael Bruhns bilanziert: „Mit Reteco haben wir einen Anbieter gefunden, der uns kompetent berät, sich mit uns entwickelt, unsere Ideen realisiert und unsere Probleme löst – und der sicher auch in den nächsten Jahren genau dies für uns zu leisten bereit ist.“