Eine mehr als zehn Jahre alte Software für die Disposition, die wöchentliche Datenübertragung in Datev und ein zusätzliches Zahlungsprogramm waren für das moderne Logistik-Unternehmen mit Hauptsitz in Oststeinbek bei Hamburg nicht mehr zeitgemäß. Denn heute müssen Unternehmen der Transport- und Logistikbranche sämtliche zur Verfügung stehenden Potenziale zur Optimierung ihrer Abläufe und zur Steigerung ihrer Produktivität ausschöpfen, um weiterhin erfolgreich in einem dynamischen und hart umkämpften Markt bestehen zu können. Ein durchaus entscheidender Vorteil kann dabei die intelligente Steuerung und Verarbeitung von Informationen über Abteilungs-, Unternehmens- und auch Ländergrenzen hinweg sein.
Nach intensiven Markt- und Produktrecherchen und auf Empfehlung anderer Speditionen fiel bei Reimler die Wahl auf Cargobase. Das umfassende, praxisnahe und zugleich flexible Softwarepaket der in Lübeck ansässigen Reteco GmbH lässt sich durch seinen modularen Aufbau individuell den Bedürfnissen anpassen und konfigurieren. Die Bausteine sind dabei jeweils einzeln lauffähig, können bei Bedarf jedoch problemlos miteinander verknüpft werden. Durch eine intelligente Rechteverwaltung wird zudem sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter genau die Zugriffsmöglichkeiten im System hat, die er für seine Arbeit braucht.
„Wir starteten zunächst mit den Land-Modulen“, erklärt Peter Knoll, Mitglied der Geschäftsführung bei der Th. Reimler & Co. Nfl. GmbH. „Seit Anfang 2013 wird aber auch die Buchhaltung über Cargobase abgewickelt.“ Mittlerweile nutzt das Unternehmen alle Module von der Sendungserfassung über das Webportal bis hin zu Lagerverwaltung, Zoll und CRM.
Drei Monate dauerte es von der Vertragsunterzeichnung bis zum Go-Live inklusive qualifizierter Mitarbeiterschulungen und der Übernahme von Altdaten. Eine echte Herausforderung für alle Beteiligten, denn die familiengeführte und seit Jahrzehnten erfolgreich agierende Spedition Reimler bietet ein umfangreiches Leistungsspektrum, das sich im Wesentlichen auf drei Säulen stützt: Innerdeutsche und europäische Landverkehre sowie die weltweite Organisation von Container-Verschiffungen
und Projektverlandungen. Zudem müssen Warenkommissionierung, Im- und Exportabwicklung, Verzollung und Lagerhaltung für Just-in-Time-Auslieferungen zügig und vor allem zuverlässig gemanagt werden.
Schnelligkeit, aber auch Sicherheit in der Auftragsabwicklung spielen bei Reimler also eine zentrale Rolle, wie Peter Knoll bestätigt: „Wichtigster Effekt unserer neuen IT-Struktur ist sicher, dass wir nun alle geschäftsrelevanten Prozesse mit nur einem System bewältigen können. Alle Daten sind in einer einzigen Datenbank gebündelt und können in kürzerer Zeit verarbeitet werden. Unsaubere Schnittstellen mit intensivem Pflegeaufwand gehören jetzt der Vergangenheit an – ebenso wie höhere Fehlerquoten und damit auch Kosten.“
Mit dem leistungsfähigen Grundmodul stehen auf Basis der zentralen Datenbank alle relevanten Informationen zur Sendungs- und Tourenerfassung, Abrechnung sowie Stammdaten zur Verfügung. Moderne Schnittstellen managen die automatisierte Sendungserstellung per DFÜ direkt vom Auftraggeber, unterschiedlich formatierte Daten wie beispielsweise aus FORTRAS oder EDIFACT werden automatisch umgewandelt und übernommen. Mit Hilfe der graphischen Disposition kann der Disponent u.a. Sendungen bedienerfreundlich per Drag & Drop einer Tour hinzufügen und im Zeitstrahl den aktuellen Status überblicken. Wesentlich vereinfacht wird auch die Verwaltung der Speditions- und Artikellager im Cargobase-Lagerprogramm, das eine dialogorientiere Bearbeitung von Lagerein- und –ausgängen unter Berücksichtigung von FiFo, MHD, Stellplatzverwaltung, temperaturkritischer Ware, Gefahrgut u.Ä. bietet. Zusätzlich kommen bei Reimler das See-Modul mit komplexem Funktionsumfang für die Steuerung aller relevanten Seefracht-Projekte sowie das CRM-Modul als Hilfsmittel für die Vertriebsabteilung zum Einsatz.
Besonders hilfreich für das Logistikunternehmen jedoch ist die Tatsache, dass die Finanzbuchhaltung voll integriert ist. Klassische Buchungsaufgaben gehören dabei ebenso zum Funktionsumfang der Software wie eBanking, Mahnwesen und Reporting. Dank zuverlässiger Analyse- und Controlling-Tools haben Kunden wie Reimler ihre betriebswirtschaftlichen Daten sicher im Blick und weit reichende Möglichkeiten zur Effizienz- und Ertragssteigerung an der Hand. Denn Cargobase Finanz liefert nicht nur wichtige Kennzahlen bzw. Erkenntnisse zur aktuellen Umsatz- und Liquiditätslage, zu Zielerreichungsgrad, Rentabilität von Produktsparten oder ROI, sondern bietet mit einem ausgereiften Forecast-System auch einen verlässlichen Blick in die Zukunft: Mit variablen Eingaben lassen sich hilfreiche Prognosen und Szenarien entwickeln, die in strategische Unternehmensentscheidungen einfließen können und mit denen sich mögliche Risiken bewerten lassen. Als unabhängiges Beratungshaus mit umfassender Projekterfahrung und Marktkenntnis ist Reteco dabei in der Lage, seine Kunden professionell dabei zu beraten und zu unterstützen.
Peter Knoll bilanziert: „Bis jetzt sind bei den nachgelagerten Abläufen im Finanzbereich die positiven Effekte der neuen Struktur mit etwa 20 Prozent zu beziffern. Bei der Disposition konnten wir immerhin durch erhöhtes Tempo und Qualitätsverbesserungen mehr als 10 Prozent erreichen, wobei sich dieser Wert sicher noch steigern wird.“
Allerdings sollte bei aller Begeisterung über die gelungene Umstellung nicht unerwähnt bleiben, dass sich die Phase der operativen Systemeinführung nach dem Go-Live doch recht nervenaufreibend gestaltete. Trotz guter Vorbereitung durch die Spezialisten des Lübecker Systemhauses und die EDV vor Ort musste das normale Tagesgeschäft mit allen Auftragsspitzen dennoch bewältigt und die Mitarbeiter mit dem neuen System vertraut werden.
Und der Kunde? Profitiert auch er durch einen effizienteren Workflow, die Fokussierung auf wichtige Aufgaben und die Investition in ein zukunftsfähiges ERP-System? Die Antwort klingt wenig überraschend: „Selbstverständlich. Derzeit sorgen die neue Technik und die Einführung zeitgemäßer Prozesse vor allem dafür, dass wir produktiver arbeiten und damit schneller und sicherer auf Kundenbedürfnisse reagieren können. Das bedeutet aber auch, dass wir unsere differenzierten Dienstleistungen zu marktgerechten Preisen und unseren Kunden nach wie vor einen professionellen Service anbieten können.“
Damit ist man bei Reimler auf einem guten Weg. Denn größtmögliche Flexibilität, schlanke und transparente Prozesse, ausgeprägtes Kostenbewusstsein, Liefergeschwindigkeit und unternehmensübergreifendes Wissensmanagement werden vor allem in Zukunft entscheidende Faktoren im Kampf um Marktanteile, Kunden und Aufträge sein - ganz besonders in einem volatilen Markt.